Die Mieterselbstauskunft ist für viele Vermieter das wichtigste Instrument bei der Auswahl: Sie soll zeigen, ob die Wohnung zu den Bewerbern passt und ob die Miete dauerhaft gezahlt werden kann. Gleichzeitig ist sie ein Datenschutzthema. Wer zu früh oder zu viel fragt, riskiert Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde und im ungünstigen Fall Ärger wegen Diskriminierung. Dieser Beitrag zeigt, was Sie in welcher Phase abfragen dürfen, wie Einkommensnachweis, SCHUFA-Auskunft und Mietschuldenfreiheitsbescheinigung einzuordnen sind und wie Sie Absagen und Bewerberdaten sauber behandeln.

Selbstauskunft und Mieterauskunft: der Unterschied

Beide Begriffe werden im Alltag durcheinandergebracht, meinen aber Verschiedenes:

  • Mieterselbstauskunft: Der Bewerber gibt Ihnen selbst Auskunft über Person, Haushalt, Beruf und finanzielle Lage, meist auf einem Formular.
  • Mieterauskunft (Auskunft über den Mieter): Ein Dritter gibt Informationen, etwa der bisherige Vermieter oder eine Auskunftei. Hier greifen strengere Anforderungen, weil der Betroffene nicht selbst entscheidet, was weitergegeben wird.

In der Praxis ist die Selbstauskunft der Regelfall. Ergänzende Nachweise legt der Bewerber vor; Auskünfte bei Dritten sollten Sie nur mit seiner Kenntnis einholen.

Datenschutz: Nach Phasen fragen

Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden (DSK) hat in einer Orientierungshilfe vom Januar 2024 beschrieben, welche Daten Vermieter wann verlangen dürfen. Sie unterscheidet drei Zeitpunkte. Das Grundprinzip heißt Datenminimierung: Je weiter der Prozess fortgeschritten ist, desto mehr dürfen Sie erfahren.

Phase 1: Besichtigung

Hier genügen Name, Vorname und Anschrift. Beim Besichtigungstermin dürfen Sie die Angaben durch Vorzeigen des Personalausweises prüfen; eine Ausweiskopie ist nach der Orientierungshilfe nicht erforderlich und damit unzulässig. Bei einer Wohnung der sozialen Wohnraumförderung sind zusätzlich Angaben zum Wohnberechtigungsschein sinnvoll.

Phase 2: Erklärung, die Wohnung mieten zu wollen

Erklärt ein Bewerber, die Wohnung mieten zu wollen, dürfen Sie nach der Orientierungshilfe unter anderem erfragen: Anzahl der einziehenden Personen und ob es sich um Erwachsene oder Kinder handelt, Beruf und Arbeitgeber (nicht die Dauer der Beschäftigung), die Höhe des Nettoeinkommens (eine Betragsgrenze genügt), ein eröffnetes Verbraucherinsolvenzverfahren sowie, begrenzt, Räumungstitel wegen Mietrückständen in den letzten Jahren. Fragen nach zustimmungsbedürftigen Haustieren sind zulässig. Fragen Sie nur, was Sie für die Entscheidung brauchen.

Phase 3: Entscheidung für einen Bewerber

Haben Sie sich für einen Bewerber entschieden, dürfen weitere Nachweise folgen, etwa eine Gehaltsabrechnung, ein Kontoauszug oder ein Einkommensteuerbescheid, nicht benötigte Angaben geschwärzt. Auch eine Bonitätsauskunft kommt erst jetzt in Betracht. Erst jetzt ist es verhältnismäßig, solche Dokumente einzusehen. Von den Unterlagen aller anderen Interessenten sollten Sie die Finger lassen.

Unzulässige Fragen

Nach der Orientierungshilfe ist die Frage unzulässig, unter anderem nach:

  • Religion, ethnischer Herkunft und Staatsangehörigkeit
  • Schwangerschaft, Kinderwunsch, Heiratsabsichten
  • Mitgliedschaft in einem Mieterverein oder einer Partei
  • Vorstrafen und laufenden Ermittlungsverfahren
  • Namen und Kontaktdaten früherer Vermieter

Auch Fragen zu Gesundheitszustand und Behinderung gehören nicht in ein Formular; sie haben mit der Bonität nichts zu tun.

Auch beim Nachfragen nach Haustieren gilt Zurückhaltung: Zulässig ist die Frage nach Tieren, die eine Zustimmung benötigen. Kleintiere in geschlossenen Behältnissen, etwa Zierfische oder Hamster, zählen nach der Orientierungshilfe nicht dazu.

Dazu kommt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz. Nach § 19 AGG darf bei der Vermietung niemand wegen der Herkunft, des Geschlechts, der Religion, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität benachteiligt werden, wobei bei Wohnraum nach § 19 Abs. 3 AGG unter engen Voraussetzungen ein Spielraum für sozial ausgewogene Bewohnerstrukturen besteht. Nach § 19 Abs. 5 AGG ist die Vermietung von Wohnraum in der Regel kein Massengeschäft, wenn der Vermieter insgesamt nicht mehr als 50 Wohnungen vermietet; bei einem besonderen Nähe- oder Vertrauensverhältnis, etwa bei Wohnraum auf demselben Grundstück, greifen die Vorschriften ebenfalls nicht. Für Vermieter bedeutet das praktisch: Entscheiden Sie nach nachvollziehbaren, sachlichen Kriterien und halten Sie diese schriftlich fest.

Einkommensnachweise

Als Nachweis kommen in Betracht:

  • Gehaltsabrechnung (die Orientierungshilfe nennt zudem Kontoauszug und Einkommensteuerbescheid, jeweils mit Schwärzung nicht erforderlicher Angaben)
  • Arbeitsvertrag oder Arbeitgeberbescheinigung, besonders bei Berufsanfängern oder in der Probezeit
  • Einkommensteuerbescheid bei Selbstständigen
  • Rentenbescheid bei Ruheständlern

Wichtig ist, dass Sie die Unterlagen nur einsehen und nicht dauerhaft sammeln müssen. Fragen nach den Einkommensverhältnissen sind unzulässig, wenn die Miete vollständig von einer öffentlichen Stelle übernommen und direkt an Sie gezahlt werden soll. Notieren Sie sich das Ergebnis (zum Beispiel „Nettoeinkommen reicht für die Miete“) statt Kopien zu behalten. Eine feste Faustregel für das Verhältnis von Miete zu Einkommen ist rechtlich nicht vorgegeben. Viele Vermieter orientieren sich an einer Quote, die sie vorher für alle Bewerber gleich festlegen.

SCHUFA-Auskunft: das Prinzip

Die SCHUFA und andere Auskunfteien speichern Daten zum Zahlungsverhalten. Jede Person kann Auskunft über die zu ihr gespeicherten Daten verlangen. Bewerber legen deshalb häufig eine Bonitätsauskunft vor, die sie selbst bei der Auskunftei angefordert haben. Diese ist eine Momentaufnahme: Sie sagt etwas über bisherige Zahlungsstörungen aus, aber nichts über Ihre Wohnung oder die künftige Zahlungsmoral.

Für Sie als Vermieter gilt nach der Orientierungshilfe: Verlangen Sie keine umfassende Datenauskunft nach Artikel 15 DSGVO, in der viel mehr steht, als Sie brauchen, und holen Sie keine Auskunft über alle Interessenten ein. Eine Abfrage bei der Auskunftei durch Sie selbst ist nur zulässig, wenn die Voraussetzungen einer gesetzlichen Grundlage (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO) erfüllt sind, und nicht, wenn Sie bereits ausreichende Bonitätsnachweise haben. Eine Einwilligungserklärung im Formular ist dafür nicht das richtige Mittel. Wer keine Bonitätsauskunft vorlegt, kann alternativ andere Nachweise anbieten.

Mietschuldenfreiheitsbescheinigung

Manche Vermieter verlangen eine Bescheinigung des bisherigen Vermieters, dass keine Mietrückstände bestehen. Der bisherige Vermieter ist nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nicht verpflichtet, so ein Dokument auszustellen (Urteil vom 30.09.2009, VIII ZR 238/08), weshalb die Orientierungshilfe der Aufsichtsbehörden festhält, dass der Bewerber sie auch nicht vorlegen muss. Verlangen können Sie die Bescheinigung also nicht; Sie können sie höchstens als freiwilliges Angebot annehmen. Sie kann eine Bonitätsauskunft ersetzen, sollte aber keine zusätzliche Hürde sein.

Kriterien für eine gute Auswahl

Eine gute Auswahl ist transparent und wiederholbar. Legen Sie vor der ersten Besichtigung fest, worauf es Ihnen ankommt:

  1. Zahlungsfähigkeit: nachvollziehbares, dauerhaftes Einkommen.
  2. Passung zur Wohnung: Zahl der Bewohner und Größe der Wohnung.
  3. Verlässlichkeit: Termintreue, vollständige Unterlagen, klare Kommunikation.
  4. Mietdauer: Wunsch nach langfristiger Miete, wenn Sie das bevorzugen.
  5. Verfügbarkeit: passender Einzugstermin.

Unterschiede in der Behandlung brauchen einen sachlichen Grund, der sich nicht auf geschützte Merkmale stützt. Ein Bewertungsbogen mit denselben Kriterien für alle Interessenten schafft Klarheit und hilft, wenn später jemand nachfragt.

Dokumentation und Löschfristen

Für abgelehnte Bewerber gilt: Daten, die Sie nicht mehr brauchen, müssen gelöscht werden. Die Orientierungshilfe nennt für Fälle, in denen Bewerber Ansprüche nach § 21 AGG geltend machen könnten, eine Löschung regelmäßig spätestens nach sechs Monaten, soweit keine weitere Geltendmachung von Ansprüchen infrage kommt. Verarbeiten ein Makler oder eine Hausverwaltung die Daten, sind sie regelmäßig spätestens zu löschen, wenn der Vertrag mit einem anderen Bewerber geschlossen wurde. Eine „schwarze Liste“ auffälliger Bewerber ist grundsätzlich unzulässig.

Bei dem Bewerber, mit dem Sie einen Vertrag schließen, wandern die erforderlichen Angaben in die Mieterakte. Alles, was für den Vertrag nicht nötig war, gehört nicht hinein. Legen Sie für sich ein kurzes Verzeichnis an: Welche Daten erheben Sie, wozu, wie lange, und wer hat Zugriff? Beim Erheben sollten Sie die Informationspflichten nach der DSGVO erfüllen, etwa durch ein Merkblatt zum Datenschutz.

Absagen fair gestalten

Wer abgelehnt wird, möchte vor allem Klarheit. Eine Absage per E-Mail oder Brief genügt:

  • zeitnah, sobald Sie sich entschieden haben
  • höflich und kurz, ohne Wertung der Person
  • ohne detaillierte Begründung, wenn Sie keine geben müssen
  • mit dem Hinweis, dass Daten gelöscht werden

Vermeiden Sie Formulierungen, die auf geschützte Merkmale anspielen. Springt der Erstplatzierte ab, können Sie auf den Nächsten zurückgreifen, solange dessen Daten noch für das laufende Auswahlverfahren gebraucht werden. Danach gilt auch für ihn: löschen.

Checkliste: Mieterauswahl in der Praxis

  • Auswahlkriterien vor den Besichtigungen schriftlich festlegen
  • Bei der Besichtigung nur Name und Anschrift erheben
  • Selbstauskunft erst ausgeben, wenn der Bewerber mieten möchte
  • Formular auf unzulässige Fragen prüfen
  • Einkommensnachweise erst beim Bewerber ansehen, für den Sie sich entschieden haben
  • Keine Ausweiskopien anfertigen
  • Von Bewerbern keine umfassende Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO verlangen
  • Mietschuldenfreiheitsbescheinigung nur als freiwilliges Angebot, nicht als Pflicht
  • Entscheidung dokumentieren (Kriterien, nicht Privates)
  • Absagen zeitnah und sachlich versenden
  • Daten der abgelehnten Bewerber löschen und die Löschung notieren

Typische Fehler bei der Mieterauswahl

Im Alltag passieren immer wieder dieselben Fehler. Der häufigste ist ein Formular, das aus dem Internet kopiert wurde und Fragen enthält, die niemand beantworten muss, etwa zu Familienplanung oder Religion. Prüfen Sie Vorlagen deshalb Zeile für Zeile. Ebenso problematisch sind Unterlagenstapel, die schon bei der Besichtigung eingesammelt und dann unverschlüsselt per E-Mail weitergereicht werden. Besser ist ein zweistufiges Vorgehen: erst Kontakt, dann Auswahl, dann Nachweise.

Auch bei der Kommunikation lohnt Sorgfalt. Wer Interessenten nach Bauchgefühl vorsortiert, kann kaum erklären, warum er sich anders entschieden hat. Wer zugleich private Notizen über Bewerber führt, schafft zusätzliche Daten, die später gelöscht werden müssen. Halten Sie Notizen sachlich und knapp, zum Beispiel „Unterlagen vollständig, Einkommen plausibel, Einzugstermin passt“.

Schließlich sollten Sie Bewerbern erklären, was mit ihren Daten geschieht. Ein kurzes Informationsblatt mit Zweck, Speicherdauer und Ansprechpartner schafft Vertrauen und erfüllt zugleich die Informationspflichten nach der Datenschutz-Grundverordnung. Wer die Auswahl an eine Hausverwaltung oder einen Makler gibt, sollte klären, wer die Daten verarbeitet und wie der Ablauf dokumentiert wird.

Fazit

Eine gute Mieterauswahl verbindet Sorgfalt mit Datensparsamkeit: wenige Angaben am Anfang, mehr erst bei ernsthaftem Interesse, einheitliche Kriterien und eine saubere Löschung am Ende. Wenn Sie Ihre Wohnung vermieten möchten und die Bewerberauswahl nicht allein stemmen wollen, finden Sie auf der Seite Immobilie vermieten unseren Ablauf. Hintergründe zur Rolle des Vermieters im Mietverhältnis liefert der Ratgeber Wohnung vermieten in Hamburg. Zu den Folgepflichten gehören Mietkaution und Nebenkostenabrechnung. Schreiben Sie uns über das Kontaktformular oder bieten Sie uns Ihre Wohnung direkt über Objekt anbieten an.

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